A közbeszerzés mára szitokszó lett, pedig lehet korrekt, szakmailag védhető, professzionális közbeszerzési eljárásokat lebonyolítani. Csak ha akarunk. Az eredmény ilyenkor érdemben várhatóan nem tér el attól, amit elérnénk egy piaci beszerzéstől.

Ha az utca emberével szabad asszociációs játékot játszunk, és azt mondjuk neki, hogy “közbeszerzés”, akkor nagy valószínűséggel a “mutyi” szó lesz a válasz, ami erre egyből beugrik neki. És ennek meg is van az alapja. Múlt héten megjelent a Transparency International éves jelentése, mely bemutatta országunkat korrupciós szempontból, (nem túl jó az eredmény…) és szerepelt benne pár meghökkenő adat:

• 2017-ben egyetlen, néhány éve még ismeretlen magyar vállalkozó érdekszférája a közbeszerzések 5,4%-át nyerte el
• Az Európai Bizottság szerint a nagyobb értékű beszerzések kb. 40%-a egyajánlatos közbeszerzés volt (vagyis csak egy jelentkező volt, verseny nem) az utóbbi években.

A közbeszerzési eljárás célja – ezek után meglepő lehet – a piacon lévő cégek ajánlatai közül az adott  igényre vonatkozóan a legmegfelelőbbet kiválasztani.

Néhány alapszabály. Egy közbeszerzési eljárás dokumentációjában kötöttebb, mint egy szabad eljárás. Egy közbeszerzés folyamata általában hosszabb, mert a törvények szükséges időtartamokat határoznak meg. Egy közbeszerzésnél bárki indulhat (aki megfelel a kiírási alkalmassági kritériumnak, többet erről lejjebb), nem hívhatjuk meg csak azokat a pályázókat, akivel eddig dolgoztunk, vagy akiket szakmailag megfelelőnek tartunk.

Alkalmassági kritériumok – Vékony mezsgye

Egyébként a kiírási alkalmassági kritériumok azok, amikkel a legjobban lehet operálni, úgy jóindulatúan, mint rosszindulatúan. Néha szükséges is már itt szűkíteni, mert lássuk be, ha egy komplex informatikai vagy távközlési tendert írunk ki közbeszerzésen, nem biztos, hogy egy újonnan alakult Kft.-t látnánk szívesen nyertesnek, csak azért, mert alacsonyabb árat ajánl, mint a nagy, tapasztalattal rendelkező rendszerintegrátorok. A pályázat elnyerését követően ugyanis meg is kell valósítani a vállalást, és talán teljes működésünk ezen áll vagy bukik.

Az alkalmassági kritériumokat – legyen az cégnagyság (árbevétel, múltbéli elért eredmények, stb.), referenciák, szakembergárda vagy bármi más – úgy kell meghatározni, hogy legyen megfelelő számú induló, de a kalandorokat zárjuk ki. Erről van szó, és semmi rossz nincs ebben, csak ez a keskeny mezsgye lehet a jó út. Megjegyzem, távközlési területen ez általában adott, hiszen a piaci szereplők nem sűrűn látnak maguk között kalandorokat, főleg a mobil piacon.

Kiértékelési szempontok – Nem pontozás

A következő kritikus elem a kiértékelési szempont. A legegyszerűbb megoldás a legalacsonyabb ár vagy költség, de ezt csak akkor célszerű javasolni, ha minden műszaki paraméter egyértelműen meghatározható.

Ha nem lehet meghatározni, meg kell próbálni bevonni objektív, számszerűsíthető kritériumokat, lehetőleg el kell kerülni a vélemény alapján történő pontozást. Ez nem mindig lehetséges, de felettébb gyanús, ha már a szubjektív pontozás súlyozás szempontból jelentős részt képvisel egy eljárásban.

De hogyan is célszerű definiálni a legalacsonyabb költséget / árat? Megint, NEM pontozással. A SciamuS minden esetben a magunk által fejlesztett ún. TCO (Total Cost of Ownership) kiértékelési modellt használja, mely – figyelembe véve az ügyfél tényleges és várható felhasználási mintáját – leképezi a tényleges várható költségeket az összes jelentős területeken, amelyek érintettek az eljárásban.

Lehet ezt minden távközlési és informatikai területen alkalmazni? Igen.


Lehet ezt egy közbeszerzési eljárás keretein belül használni? Igen.


Lehet kombinálni egy komplex, pontszám alapú kiértékelésben, ahol az ár csak egy komponens? Igen.

Szerződéstervezet – Ki adja?

A távközlési területen általános, hogy a szolgáltatók adják a szerződéstervezetet, mely kapcsolódik szorosan a saját ÁSzF-hez (Általános Szerződéses Feltételek). E tekintetben nincs különbség, hogy ez közbeszerzés vagy piaci üzleti beszerzés. Közbeszerzésnél azonban sokszor a kiíró adja a tervezetet, ezzel megfelelve a belső szabályoknak.

Ha a szolgáltató adja a tervezetet, akkor ennek tartalmát a Felek részletesen át tudják tárgyalni a tárgyalási fázisban (ld. lent) Ha a különböző versenyzők szerződéstervezetei egyenértékűek, akkor az nem jelent versenyelőnyt az egyes versenyzőnek. Emiatt preferált a saját szerződéstervezet, a pályáztatás és a tiszta versenyzés érdekében. Azonban fontos, hogy a szerződéstervezet magában foglalja mindazt, ami a távközlési területen szükséges (beleértve SLA-k, határidők, kötbérek stb.).

Eljárásrend – Két szakasz

Szinte minden esetben kétszakaszos, tárgyalásos eljárást szoktunk javasolni. A két szakasz a következőkből áll:

• Részvételi szakasz. Itt jelentkeznek a résztvevők, igazolják, hogy megfelelnek az alkalmassági kritériumoknak
• Ajánlattételi szakasz. A részletes műszaki dokumentáció alapján beadják a végleges árajánlatot, illetve időközben a Felek tárgyalnak a műszaki és szerződéses feltételekről, melyek időközben valamelyest módosulhatnak.

Ennek az eljárásrendnek egyetlen érdemi hátránya, hogy elég hosszú ideig tart, illetve elég sok erőforrást igényel mindkét féltől. De az előnyök annál nagyobbak: A tárgyalások során lehet úgy igazítani a feltételeket, hogy a lehető legnagyobb versenyhelyzetet érjük el. Vagyis hogy a pályázók ötletei és javaslatai, valamint az esetleg időközben bekövetkezett belső változások belekerüljenek a kiírásba. Egy tárgyalásos eljárással lehet legjobban elérni a rugalmas, piaci eljárást.

És a tárgyalások végén, amikor már minden feltétel rögzített, jöhet az utolsó, legjobb ár minden versenyzőtől. Legyen árlejtés vagy csak utolsó ár? Erre ugyanaz a válasz, mint az előző erre vonatkozó blogbejegyzésünkben: Attól függ.

Szeretné, hogy a SciamuS segítse a közbeszerzési eljárás során? Keressen minket, hogy a csaknem húsz évnyi tapasztalatukkal a legjobbat hozza ki a lehetőségeiből.