Az üzleti világban a Microsoft Office megkerülhetetlen jelenség. Lehet keresni alternatív programokat arra, hogy a Office-dokumentumokat olvassuk, kezeljük, van Google Suite (ami szintén nem ingyen üzleti felhasználók számára), az Apple iWork-je, OpenOffice, de alapvetően az jár a legkevesebb fejfájással, ha a Word, az Excel, a PowerPoint és többi, kevésbe használt alkalmazást telepítjük magunk is.

Korábban azt szoktuk meg, hogy megvásároltuk az Office licenszet és azzal addig használtuk az adott csomagot, ameddig meg nem untuk, hogy elhalad mellettünk a világ. Még ma is sok esetben találok Office 2007, Office 2010 vagy akár még régebb verziókat. És miközben az Office 2007 teljesen használható programcsomag még most is, annál korábbi verziókat (Office 2003 stb) senkinek nem tudom ajánlani, mert az már több szempontból nem kompatibilis a most elterjedt verziókkal, egyszerűen nem tudja kezelni a később létrehozott fájltípusokat. És a Windows 10 sem kezeli már ezeket.

Tegyük fel tehát, hogy eljött az idő, egy régi Office-unkat szeretnénk frissíteni a cégnél. Mi legyen, vegyünk licenszeket vagy fizessünk elő?

Az Office 2019 licence egy összegben megvásárolható, csakúgy, mint a régi időkben. Ekkor bruttó 89 999 (nettó 70 865) forintért kapunk Outlook, Word, Excel, PowerPoint, valamint OneNote programot, amiket egy darab PC-re vagy Mac számítógépre telepíthetünk. Ennél többet nem kapunk.

Azonnal megsokszorozódnak a felsorolt tartalmak, amikor az Office 365 Vállalati verzióját vizsgáljuk.

• A fenti programokon kívül még az Access és a Publisher is jár PC-re
• OneDrive 1 TB tárhellyel.
• És ami a legfontosabb a mai korban: mobilapplikációk és webes applikációk is elérhetőek az éves előfizetés mellé, hiszen a dokumentumok szerkesztésének, olvasásának igénye nem korlátozódik asztali gép vagy laptop használatához. Ennek megfelelően, míg egy egyösszegű licenc egy darab számítógépre szól, addig az O365 összesen 5 PC-re vagy Mac gépre, 5 táblagépre és 5 mobileszközre érvényes.

Havi előfizetés esetén még telefonos és online támogatás is jár mindennap, éjjel-nappal, ami mondjuk nem annyira használható komplexebb probléma esetén. Nálunk legalábbis volt már olyan probléma, amit a betanított call centeres nem tudott megoldani.

A vállalati verzió ára 8,80 euró havonta, körülbelül tehát bruttó 45 000 (nettó 35 000) forint évente.

Az Office 365 Vállalati prémium verzióban ezeken túl van felhőben működő Exchange szerver, SharePoint, MS Teams, tehát a csapatmunka és a dokumentum alapú kommunikáció sokkal fejlettebb. Havi 10,50 euró, tehát éves szinten bruttó 52 000 (nettó 41 000) forint.

Az egyik fő szempont nyilván a költség. Azonban nehéz összevetni az alternatívákat, mert nem ugyanazt tartalmazzák. Mindenesetre a legolcsóbb O365 előfizetés két év alatt kerül annyiba, mint az egyösszegű licenc. Ha azzal számolunk, hogy hat évig használjuk az Office-t, akkor nem olcsóbb venni egyet az előfizetés helyett? De. Sokkal. Ahogyan olcsóbb használni egy ötéves Samsung telefont (10 éves Nokiát nem is említem) mint 2-3 évente cserélni. Csakhogy egy idő után már nem ugyanaz lesz a zsebünkben, mint amit feltétlenül szeretnénk, és ne feledjük, hogy előfizetés esetében folyamatosan frissített rendszer van minden munkatárs gépén, amit használhatnak mobileszközökön is. Egészen más dinamika, senkinek sem kell várni, és nincs kompatibilitási, üzemeltetési probléma. Nem az van, hogy Pistának Office2010 van, miközben Klárának Office2013, és amikor Klára meg akarja mutatni a funkciót Pistának, akkor kiderül, hogy az ikonok máshol vannak. És a kívánt funkció amúgy sincs a 2010-ben.

A Vállalati prémium verziót pedig tényleg nehéz összehasonlítani a többivel, hiszen itt már levelezésről, videókonferenciáról, kollaborációs eszközökről beszélünk (még alapszintű ügyfélkapcsolat-kezelést (CRM) is kínálnak), úgy, hogy közben az éves díj alig drágább. A Microsoft pontosan úgy szerkesztette meg a szinteket, hogy lehetőleg mindenki a prémium előfizetést válassza.

És ez baj? Nem hinném, hiszen racionális megfontolás vitt el eddig a döntésig. Előfizetés. Erre megy a világ. És nem véletlen, hogy a Microsoft is ezt tolja. Az már csak hab a tortán, hogy adnak hozzá több olyan terméket (OneDrive, SharePoint, MS Teams) amik önmagukban hasznosak és jól felhasználva, növelik a cég hatékonyságát. Akkor meg, miért ne?

Képek: Microsoft