Ma reggel találkoztam az egyik ügyfelemmel. Egymás szemébe néztünk és minden fontosat megtárgyaltunk. Közösen áttekintettük a szükséges dokumentumokat, ezeket elektronikus formában át is adtam. Ugyanakkor sikerült kikerülni az aktuális budapesti forgalmi torlódásokat, és kevésbé járultam hozzá a széndioxid-kibocsátáshoz. Sőt, időt nyertem azzal, hogy nem kellett utaznom, mert nem személyesen találkoztunk, hanem webkonferencia alkalmazáson keresztül.

Sokan legyintenek, hogy ebben semmi újdonság nincs, videochatelni ők is tudnak. De nem erről van szó: a a Skype hasznos költségkímélő eszköz, amikor távoli barátokkal és rokonokkal beszélünk, ugyanígy a WhatsApp, Viber vagy Messenger is jól jön, mind hang-, mind videókommunikációra. De ettől ezek még nemüzleti alkalmazások, vagyis nem kollaborációs eszközök, akkor sem, ha részfeladatokat el tudnak látni. De az üzleti megoldások tartalmaznak még számos fontos funkciót.

Mik is ezek a funkciók?

Bár sokat lehetne beszélni teljes körű kollaborációs platformokról, ebben a posztban elsősorban a videó/webkonferencia részével foglalkozunk. Az alábbi funkciókból kevés platform képes mindegyiket egyszerre nyújtani, mindegyik esetben mérlegelni kell, hogy mi a fontos.

Közvetlen hang- és videóhívás

Ez alapvető funkciónak tűnik, de mégsem az: feltételezi, hogy a másik fél ugyanazon rendszerben van. Vagyis ehhez kell egy közös adatbázis vagy közös felület. Ehhez kiegészítő funkció a több résztvevős hívás.

Konferenciahívás közös felületen, meghívó / link alapján

Küldök a másik félnek / feleknek egy meghívót vagy e-mailt, amiben szerepel egy link, mindannyian a linkre kattintva csatlakozhatnak a konferenciahíváshoz.

Chat funkció

A hívás közben tudok chatelni vagy egy résztvevővel, vagy mindegyikkel egyszerre. Például akkor, ha nem működik a kép/hang kapcsolat, vagy nem akarom, hogy mindenki lássa, amit egy bizonyos személlyel szeretnék közölni.

Képernyő megosztás / Ablak megosztás

Bár szinte minden eszköz tartalmazza a képernyő és/vagy az ablak megosztást, ezek különböző módon és minőségben vannak leképezve. Erre érdemes figyelni.

Alkalmazás megosztás

Többen dolgozunk ugyanabban az alkalmazásban egyszerre. Ez lehet egy szövegdokumentum, egy táblázat vagy egy jegyzettömb jellegű alkalmazás. Ez mélyebb integrációt feltételez, általában csak olyan webkonferencia eszközök található, akik hozzátartozó alkalmazásokat is fejlesztett ki, mint pl. O365 vagy Google Sheets.

Hang- és videórögzítés

Ha szeretnénk, hogy utólag más is meg tudja nézni a konferenciát.

Bár a legtöbb piacon szereplő megoldás a fentiekben szereplő funkciók többségével rendelkezik, nagyon nem mindegy, hogy ezt hgoyan valósították meg. Ezeket fontos kipróbálni előtte. És érdemes megnézni a hang- és képminőséget, bár ez egyrészt a meglévő internetkapcsolat, másrészt a kameránk, de főleg a mikrofonunk és hangszóróink minőségén is múlik. Ha a résztvevő nincs egyedül a szobában, ahol konferenciázik, avagy zajos a háttér, mindenképpen ajánlott a fejhallgató mikrofonnal. Egyébként ez sokszor jól jön akkor is, ha nem zajos a háttér, mert ezzel ki lehet szűrni a visszhangot és más kellemetlen effektusokat.

Mit is válasszunk?

Itt csak az üzleti megoldásokra koncentrálunk, azon belül is azokra, amiknek van számítógépes verziója.

Ha van O365-ös előfizetésünk, természetes alternatíva a Microsoft Teams. Ezzel nem csak belső munkatársakat, hanem külső partnereket is meg lehet hívni. Hátránya, hogy a webkonferencia használata feltételezi a telepített Teams-et (ami egyébként ingyenes). A Teams-nek van egy jó mobilos alkalmazása is, mely rendelkezik szinte az összes létező funkcióval, akkor is, ha mondjuk az alkalmazás megosztás nem annyira praktikus a kicsi képernyő miatt. A Teams további nagy előnye, hogy jól integrált az Office-szal, akkor is, ha nincs O365-ünk.

Ha nem Teams, akkor ott van a Cisco WebEx megoldása. Nagyon elterjedt, hátránya, hogy fizetős (annak, aki szervezi a konferenciát). Nagyon kiforrott megoldás, de ezáltal a felhasználói felülete nem a legidőszerűbb.

Érdemes még megemlíteni a Zoom-ot, melynek van ingyenes és fizetős változata, illetve a Bluejeans-t, ami szintén eléggé elterjedt. Végül a Google Hangouts is egy jó megoldás azokban az esetekben, ha egyébként is Google szolgáltatásokat használunk, mivel kiváló az alkalmazás megosztás funkciója.

A személyes találkozás persze mindig jobb, mint bármilyen távoli kapcsolat. Érkezéskor kezet fogni, leülni, közösen meginni egy kávét, névjegykártyát cserélni (bár szerintem az is ma már felesleges): ezeket nem lehet pótolni semmilyen videókonferenciával vagy kollaborációs eszközzel. Ezért fontos, hogy – a webes találkozók mellett – rendszeresen személyesen is találkozzunk a partnerünkkel. Az arányok nagyon erősen függnek a távolságtól, én is gyakrabban találkozom személyesen a VII. kerületi partneremmel, mint a szingapúrival.

Ha viszont nem személyesen találkozunk, akkor mindenképp érdemes időt szánni a számunkra megfelelő üzleti platform kiválasztására.