Nem túlzás azt mondani, hogy egyre több cég foglalkozik a távmunka gondolatával. Ez nem csak a koronavírus terjedése kapcsán merül fel, hanem egyszerűen egyre többen látják be, hogy (szinte) ugyanolyan hatékonyan lehet otthon vagy máshol is dolgozni, mint a munkahelyi íróasztalnál. Vagy hatékonyabban.

Persze, ez nem minden munkakörre vonatkozik, hiszen csak ún. fehérgalléros munkakörökről beszélhetünk itt.

Cégkultúra

Minden hiedelemmel ellentétben, a távmunka legnagyobb nehézsége nem műszaki jellegű. A cégkultúra az, ami megszabja, mit enged meg a rendszer, és főleg hogy mit nem. És hogy mennyire természetesnek érzik a munkatársak ezt a fajta munkamódszert.

Ahhoz, hogy egy cég átválthasson “távmunkás üzemmódra”, rengeteg előzetes felkészülés szükséges. Először is edukálni kell a menedzsmentet és a beosztottakat is arra, hogy miként tekintsenek az otthonról végzett munkára. A vezetésnek el kell fogadni, hogy nem lustálkodni és lógni maradnak otthon a beosztottak, a beosztottak esetében pedig meg kell határozni, ők hogyan képzelik ezt el. Van, aki nem szeretne otthonról dolgozni – neki érdemes befizetni egy coworking irodába. Van, aki szeretne, de képtelen rá, mert az otthon felmerülő problémák, zavaró körülmények folyton kizökkentik. Vannak technikák arra, hogy ne így legyen, a menedzsment számára pedig olyan lehetőségek, amikkel kézben tarthatják a folyamatokat így is.

Van azonban a dolognak, a cégkultúrának egy másik, földhözragadtabb aspektusa is: oké, hogy mindenki otthonról dolgozik, mert muszáj (például járvány van). Vajon adottak egyáltalán a feltételek ehhez? Talán valaki megkérdezi  majd: “de hogyan nyomtatunk majd”? Erre visszakérdezek, miért is nyomtatnánk? A hatékony távmunka és a papírtakarékos iroda (nem papír nélküliség, ott még nem vagyunk) összefügg egymással.

Hogyan működnek az aláírások? Persze, ma már van elektronikus aláírás, de ilyen célra a legtöbb esetben tényleg kell a papír és a fizikai találkozó. Még.

Ezt gyakorolni kell. Nem úgy megy, hogy hazavisszük a notebookot, és rögtön működik. És a webkonferenciát ki kell előtte próbálni. A SciamuS-nál mi úgy csináltuk, hogy két szoba közt becsuktuk az ajtót,  és úgy tettünk, mintha távol lennénk egymástól. Így tartottunk oktatást is a munkatársaknak. És mindenki próbálgatta és megszokta.

Műszaki feltételek helyben

A műszaki feltételeket nem ott kezdeném, hogy mi kell hozzá, hanem hogy mi az, amit mellőzni kell: a papír alapú munkahelyet. Ha a munkahelyeden az íróasztalodon azt látod magad előtt, hogy hegyekben állnak a papíralapú anyagok, a dossziék, akkor ezzel kell kezdeni. Mert valamiért ezek ott vannak, feltehetően dolgoznod kell velük, és valószínűleg nem is viheted haza őket. Ha meg nem kellenek, akkor mehet archívumba vagy a dokumentum megsemmisítőbe, ízlés szerint.

De feltételezzük, hogy ezt a kérdést megoldottuk. Akkor mi kell még?

Kezdjük a notebookkal. Ha az irodában asztali gépünk van, akkor azt sem tudjuk hazavinni. Vajon egy céges notebook elég a hatékony munkavégzéshez? Nem. Mindenképpen azt javaslom, hogy otthon (is) legyen külön képernyő, billentyűzet és egér, ideális megoldás mindezt vagy egy portreplikátorral vagy dokkolóval kapcsolni. És mindehhez egy erre kialakított sarok. Azért kell külön képernyő és billentyűzet, mert igaz, hogy megy anélkül is, de nem lesz olyan magas a hatékonyság. Igen, ez pénzbe kerül a cégnek, de ha komolyan gondoljuk a távmunkát, és elvárjuk, hogy hatékony legyen a munkavégzés, akkor érdemes ebbe befektetni. Nagyon hamar megtérül.

Feltételezem, hogy fontos a munkatársak egymás közötti aktív kapcsolata. Azt hiszem, mindenki ismeri a videokonferenciát telefonon, használt már WhatsApp-et, Messengert, Vibert vagy Facetime-ot. Szögezzük le, hogy a mobilon történő videokonferencia NEM hatékony, ehhez hagyományos számítógép kell, és megfelelő profi alkalmazás. A „profi” itt nem drágát jelent.

Megfelelően megoldható a konferencia Skype-on, ebben az alkalmazásban is megvannak az alapvető szükséges funkciók, mint ablakmegosztás, fájlcsere vagy chat. Ha többen akarunk egyszerre értekezni, akkor célszerű olyan alkalmazást használni, ami webkonferencia funkcióval rendelkezik, mint pl. Zoom (annak is van egy nagyszerű ingyenes változata) vagy MS Teams (része az O365-nek, de van ingyenes változata itt is).

Ha otthon webkonferenciázunk, akkor kell:

• Saját szoba, ha ez nem lehetséges, akkor fejhallgató mikrofonnal
• Megfelelő webkamera. A legtöbb notebook webkamerája elég jó erre.
• Magas sávszélességű Internet úgy le- mint feltöltésre. Szerintünk elég az 5 Mbit/s letöltés és 1 Mbit/s feltöltés, feltéve, hogy ez elég stabilan megvan.

Azért fontos a kamera, mert a megbeszélés minősége jelentősen nő, ha látjuk egymást. Sokan nem is hinnék, mennyire fontos ez. De még fontosabb a jó hangminőség, ezért javaslom mindenképpen a füles használatát.

Műszaki feltételek a rendszerben

Kezdem a VPN-nel. El kell tudni biztonságosan érni a céges, központi szervereket. Központilag az IT üzemeltetésnek a VPN-en kívül meg kell oldani minden olyasmit, ami szükséges a biztonságos hozzáféréshez. Ez ma már nem okoz gondot, mert ha már van a cégnél akár egyetlen utazó munkatárs, akkor minden bizonnyal ez ki van alakítva.

Egyébként még jobb, ha minél több céges alkalmazás SaaS-ként működik (Software as a Service), vagyis a felhőben van. Akkor elvileg mindegy, hogy a munkahelyünk Újbudán, Mezőkövesden vagy éppen Dubajban található. De oda is kell sávszélesség.

Végül: ez nem működik olyan munkahelyen, ahol a munkatársak csak azt várják, hogy lejárjon a munkaidő, és haza lehessen menni. Ez akkor működik, ha van feladat, felelősség, bizalom, és ezt mindenki érzi. Ha minden feltétel adott, akkor lehet csinálni, koronavírus veszélye nélkül is.

Drágám, kimegyek egy kicsit a napra, este folytatom, jössz velem?

Amennyiben Ön is felkészítené cégét az otthoni munkavégzésre, vagy szeretné cége telekommunikációs rendszerét, szerződéseit, költségeit optimalizálni, az oldalon található email címen vagy telefonszámon kérje ingyenes (kötelezettség nélküli) telefonos tanácsadásunkat.