A SciamuS már több, mint másfél évtizede támogatja az ügyfeleit mindennemű távközlési és informatikai pályáztatásokban, versenyszférában és közszférában is. Sok belföldi és nemzetközi pályáztatást szervezetünk, illetve hajtottunk végre, az esetek többségében jelentős sikerrel. Mi a SciamuS-on belül pókerjátszmának is nevezzük azt a folyamatot, aminek a vége egy sikeres pályáztatás, és számunkra legalább akkora öröm ezt a játékot űzni, mint az asztalnál játszani. De milyen szabályai vannak? Ebből lássunk most néhányat.

Ezek a szabályok nem csak a távközlési vagy informatikai területre vonatkozik, hanem – némi adaptálással – sok termék- és szolgáltatásfajtára. Minél messzebb kerülünk az informatikától, annál jobban kell odafigyelni az igényelt termék- vagy szolgáltatás sajátosságaira. El tudjuk képzelni ,hogy vannak olyan iparágak, például az építőipar, ahol számunkra ismeretlen specialitások vannak.

Ismerni a pályáztatást

Az angol szakzsargon a pályáztatás kapcsán 3 fajta módszert vagy irányt alkalmaz:

RFI. Request For Information. Itt a pályázóknak szakmai információt kell adni a pályáztató részére, mely kitérhet javasolt megoldásra, technológiára vagy képességre. Ezt akkor célszerű alkalmazni, amikor nem tudjuk igazán, mit szeretnénk, szeretnénk tanulni, információt szerezni a piactól. Példa erre egy új kommunikációs vagy alközponti rendszer: tudjuk, hogy le akarjuk cserélni a régit, tudjuk, hogy sok-minden történik a piacon, de kérünk segítséget ugyanonnan.
Ezek alapján jöhet a következő „lépés”:

RFP. Request For Proposal. Ha már tudjuk mit szeretnénk, de van valamennyi mozgástere a pályázónak, akkor javasoljuk ezt a módszert alkalmazni. Az RFP esetében megismertük a piacot, de arról is lehet szó, hogy a termék/szolgáltatás, amit kérünk, viszonylag homogén. Ennek ellenére lehet valamennyi mozgástere a pályázónak. Jó példa erre a telephelyek közti adathálózati megoldás: ha túl nagy mértékben bekorlátozzuk a pályázókat, nem biztos, hogy mindegyikük részt tud venni. Csökken a verseny, ami alapvetően soha nem jó.
A standardizált pályáztatás:

RFQ. Request For Quotation. Pontosan ismertek az igények és a termék vagy szolgáltatás standardizált. Alapvetően csak árakat kérünk, hiszen teljesen adott a specifikáció. Jó példa erre egy mobilpályáztatás, hiszen egy mobilperc vagy egy megabájtnyi adat mindig ugyanarra vonatkozik. Ez nem jelenti szükségszerűen azt, hogy mindig a legalacsonyabb ár a nyerő, mivel lehetnek olyan paraméterek (lefedettség, ügyfélszolgáltatás minőség vagy átállási folyamat), amik fontosak. Azonban ezeket nem, vagy csak nagyon kis mértékben tudja befolyásolni a pályázó.
Ismerni a piacot

A piaci ismeret természetesen sokkal többet jent, mint hogy tudjuk, hogy van Telekom, Vodafone és Telenor a mobilpiacon, és hol lehet őket elérni. Ahhoz, hogy érdemben tudjunk velük tárgyalni, ismerni kell a mögötte működő mechanizmusokat, mint:

• Mik az erősségük / gyengeségük?
• Mi a piaci stratégiájuk velünk szemben? Mennyire fontos nekik, hogy minket megszerezzenek?
• Hogy néz ki a belső árazási struktúrájuk?
• Hogy néz ki az önköltségük?
• Milyen a döntési folyamatai?
• Ha például a mobil beszerzést nézzük, nem elvárható az ilyen jellegű szolgáltatásokat csak 2 – 3 évente beszerző szakembertől, hogy ismerje ezeket.

Ismerni az igényelt termékeket vagy szolgáltatásokat

Nagyon sok IT-szervezet egész jól ismeri a mobil termékeket vagy az adathálózatokat, azonban itt is folyamatosak az új szolgáltatások és megoldások, illetve nagyon nem mindegy, hogy milyen a piaci termék/ár viszonya. Mire gondolok itt? Az adathálózatok esetén nem lehet külön választani a sávszélességet az ártól, az ár pedig a szolgáltató belső megoldásaitól függ. Meddig tudja növelni a sávszélességet úgy, hogy ne kelljen neki technológiát váltani? Hányan tudják, hogy egy 1GBit/s-os csatlakozásnak a tényleges önköltsége alapvetően azonos a 100Mbit/s-éval?

Ismerni a saját elvárásainkat

Belső stratégiai kérdés, hogy mi a legfontosabb a pályáztatásnál. Ezek nélkül természetesen nem lehet megfelelő döntést hozni, hiába ismerjük jól már a piacot és a terméket vagy szolgáltatást, amire igényt tartunk. Ezek lehetnek:

• Legjobb árat keressük
• Legjobb műszaki megoldást keressük
• Megfelelő kapcsolatot a szállítóval
• Egyéb stratégiai szempontokat kell mérlegelni
• Ezektől eltérő szempontokat kell mérlegelni

A válasz a legtöbb esetben természetesen az, hogy ezek valamilyen ötvözete a megoldás. De akkor ezt hogyan értékeljük ki? Erre találta ki a SciamuS a TCO modelljét (Total Cost of Ownership), mely mindezeket figyelembe tudja venni. Fontos azonban kiemelni, hogy a modell egy döntéstámogató eszköz és nem egy önálló, embereket helyettesítő döntéshozó.

Jól kijátszani a kártyákat

Sokan használnak manapság árlejtést vagy aukciót a pályáztatás utolsó fázisában abban a hitben, hogy mindig ez vezet a legjobb árhoz. Azon kívül, hogy ezt leginkább RFQ-nél lehet alkalmazni, semmi sem lehet nagyobb tévedés, minthogy az aukció mindig a legjobb árhoz vezet. Egy olyan helyzetben, ahol egy pályázónak valamilyen helyzetelőnye van (pl. csak neki van helyben hálózata), az aukció alapvetően magasabb árakhoz vezet, mint egy taktikailag jól végrehajtott egy- vagy többfordulós pályáztatás.

Hogy miért? Mert egy aukció során a helyzetben lévő szereplő csak addig fog lemenni árban, amennyi kell, hogy pont megverje a legközelebbi versenytársát. Ezért az a paradoxon jön létre, hogy (ideális helyzetnél) a győztes ára megfelel a vesztes önköltség árának. Ez sajnos lehet ennél is rosszabb, mert ha a hátrányos helyzetben lévő ajánlattevő látja, hogy esélytelen a nyerésre, akkor nem strapálja magát az aukcióban, és az győztes ár még ennél is magasabb szinten köt ki.

Mi erre a megoldás? Garantált jó megoldás nincs, azonban sikeres lehet egy egyfordulós pályáztatás, ahol a helyzetben levő szolgáltató kénytelen lemenni egy olyan szintre, hogy biztos győzzön. Mert veszíteni nem akar, és itt még nem lát bele az ellenfeleinek kártyaiba. Ezért írtam, hogy ez felfogható pókerjátszmaként!